لا شك بأن الكمياتٍ الضخمة من البيانات أصبحت مشكلة مألوفة في يومنا هذا - الكثير والكثير من البيانات. فعادةً يكون هناك ورقة عمل لأحد العملاء وأخرى لمجموعة من الطلاب أو المتعلمين وأخرى لمشروع ما، وهكذا. والكم الهائل من البيانات الناتج عن عمليات شركات التدريب الحديثة يمكن أن يصبح خارجاً عن السيطرة، وزيادة حمل البيانات بات إحدى أكبر العوائق أمام إنتاجية مدراء التدريب. إنها مشكلة لا تنتهي – كما يوضح خبير البيانات في مجال الأعمال برنارد مار، حيث يتنبأ الخبراء بزيادة في توليد البيانات السنوية بنسبة 4,300 بالمائة بحلول 2020:

"إن كانت شركةٌ ما تجد صعوبة بالفعل في تخزين وتحليل بياناتها الخاصة الآن، ستكون على الأرجح غارقة في البيانات في السنوات القليلة القادمة".

إن القدرة على مراجعة الكم الهائل من البيانات وتحديد المقاييس الضرورية التي يمكنها إحداث فرقٍ ملموس في عملك لم يكن يوماً أهم منه الآن. وقد اجتمعنا مؤخراً مع أحد عملائنا، شركة فورجروك لمناقشة كيفية استخدامهم لمحرك التقارير الذي قمنا بتوفيره لتحقيق هذه الغاية على أساس يومي. ومن الجدير بالملاحظة أنه قبل بدء استخدامهم لنظام آدمينيسترايت، كان إعداد التقارير يمثل تحدياً كبيراً لأعمالهم. وكما يستذكر كيفين ستريتير، مدير مبيعات خدمات التدريب الدولية في شركة فورجروك قائلاً:

"كان لدينا كمٌ هائل من أوراق العمل التي كان علينا مراجعتها، لذلك كنا نتجنب القيام بذلك".

ولإيقافك من الغرق في البيانات، فيما يلي 5 مقاييس أساسية لمساعدتك على تقييم نجاح عملك التدريبي:

  1. أيام الطلاب

تابع عن قرب عدم أيام التعلم التي تقوم بإيصالها للطلاب في كل شهر. قم بتقييم مواردك الحالية وضع لنفسك هدفاً كي يكون هناك هدف واقعي يقوم فريقك بتحقيقه. إن قياس عدد "أيام الطلاب" على أساس شهري يمنحك فهماً واضحاً لمخرجات إدارة التدريب في مؤسستك، مما يسمح لك بتحديد مقدار التأثير المؤسسي الذي تملكه إدارة تدريب معينة أو الفجوات في القدرات والإمكانيات وفرصة زيادة المبيعات داخل مؤسسة التدريب. وهو مقياس مهم كما يوضح كيفين من شركة فورجروك:

"إن تقارير أيام الطلاب تدير العمل".

  1. متوسط معدل امتلاء الفصول

هل تعلم ما مدى امتلاء فصولك الدراسية؟ هل هناك عجز دائم في القدرة الاستيعابية للدورات المقدمة؟ إن مراقبة متوسط معدل امتلاء الفصول يساعدك على فهم إجابات هذه الأسئلة والتعرف بسرعة على ما إذا كان هناك انخفاض أو زيادة في معدل الالتحاق بالدورات التي تقدمها.

كما يمكنك اتخاذ قرارات مستنيرة فيما إذا كنت بحاجة إلى تقديم دورات بناءً على معدلات الامتلاء العالية للدورات الحالية، أو إلغاء الدورات التي يكون الحضور فيها منخفضاً. ويمكنك ذلك من الوصول إلى قراراتٍ سريعة حين يقوم الشركاء بطلب حسومات أو اقتراح وضع دورات مجانية. كما أن إعداد التقارير حول متوسط معدل امتلاء الفصول يساعد على معرفة ما إذا كانت الدورات غير مربحة - ربما تكون تتراجع إلى أقل من الحد الأدنى لنقطة تعويض سعر التكلفة (أنظر نقطة 5).

  1. متوسط المدة الزمنية للدورات

في حين أن بعض الدورات قد تملك تاريخ بداية ونهاية محدد، قد تكون دورات أخرى ذات مدة زمنية مفتوحة - عند اتباع نهج تعلم إلكتروني بالسرعة التي يحددها المتعلم ذاته مثلاً. في مثل هذه الحالات، يمكن أن يساعد فهم متوسط المدة الزمنية للدورات على تحديد أية عوائق أمام طلابك. هل يقوم بعض المتعلمين بالمماطلة؟ هل يمكنك مساعدتهم على متابعة التقدم؟ ربما يكمل بعض الطلاب دوراتك التدريبية قبل وقت انتهائها المحدد ويمكنهم الاستفادة من تقديمك لمواد تعلم إلكتروني إضافية وبذلك يمكنهم الذهاب أبعد مما تقدمه الدورة.

إن فهم متوسط المدة الزمنية للدورات يساعد على تتبع تقدم المتعلمين وتحسين إيصال الدورات التدريبية التي تقدمها.

  1. إلغاء الصفوف الدراسية

هل تلاحظ ارتفاعاً في عدد الطلاب الذين ينسحبون من دوراتهم؟ راقب الاتجاهات في عمليات إلغاء الصفوف الدراسية لتعرف ما إذا كنت قد قمت بترسيخ مرونة كافية في الدورات التي تقدمها. وبالنسبة للمتعلمين الذين تكون لديهم جداول زمنية مزدحمة وأعباء عمل أكبر، خذ بعين الاعتبار تقديم دورات بالسرعة التي يحددها المتعلم نفسه أو خدمات تدريب يتم إيصالها عبر التعلم الإلكتروني لمساعدتهم على ملاءمتها مع جداول أعمالهم.

  1. تقارير نقطة التعادل

على الرغم من أنها لا تعد بالضرورة مقياساً بمفردها، إلا أنها عنصر حيوي في إدارة شركة تدريب مربحة، وتتضمن تقييم نقاط التعادل الأسبوعية أو الشهرية أو النصف سنوية للربحية على مستوى كل الدورات التي تقوم بتقديمها. ينبغي عليك اكتساب فهم واضح بكيفية تخصيص الموارد والتكاليف الخارجية إلى جانب الرسوم المحصلة لفهم التكلفة الحقيقية لتقديم دورة معينة وما إذا كانت هناك حاجة لوضع استراتيجيات لاسترداد التكلفة. لذا تعرّف على نقطة التعادل في عملك وافهم بسرعة أي الدورات التي تقدمها هي أكثر ربحية.

قيمة التقارير

إن الاطلاع على هذه البيانات المهمة في مجال الأعمال يساعد شركات التدريب على فهم كيفية تخصيص الموارد والتكاليف والوصول في النهاية إلى فهم ربحية وإنتاجية عمليات التدريب التي يديرونها. حيث يمكن لذلك تسريع نمو الشركة، وعند إيصال المعلومات بالشكل الصحيح، تضمن امتلاك كل أفراد الشركة لفهم واضح لأدوارهم وتأثيرهم على أداء الشركة.

بالإضافة إلى ما جاء أعلاه، فإن هذا المستوى من التقارير مهم بشكل خاص في تحسين رؤية وشفافية إدارة التدريب على مستوى المؤسسة ككل.

وسواءً لشركات أو إدارات التدريب، يكون امتلاك عملية إعداد تقارير موثوقة مهماً لاتخاذ قرارات مستنيرة. لهذا استخدم هذه المقاييس للوصول إلى فهم أفضل لاتجاهات التدريب الموسمية للمساعدة في عمليات التنبؤ والتوظيف، وتذكر أن زيادة عدد الموظفين لا يكون دائماً الحل المثالي حين يبدأ الإجهاد والتوتر بالظهور مع نمو عمليات التدريب - كما يعلق كيفين من شركة فورجروك:

"من أكبر المشاكل التي قد تواجهك حين تحاول إدارة الأمور يدوياً باستخدام أوراق العمل هو توسيع أعمالك. ويكون رد الفعل الاعتيادي هنا هو توسيع فريق العمل وتوظيف أفراد جدد. وفي الحقيقية يجب أن تكون الإجابة على ذلك هي الاستثمار في البنية التحتية لنظامك".