في يوم الأربعاء الأول من كل شهر، يقوم عضو من فريق Administrate باستعراض بعض الأفكار والمفاهيم الرئيسية التي يمكن أن تكون مفيدة لك وتساعد في نمو عملك. في هذا الفيديو، يشرح جيليس، أحد مدراء حسابات Administrate، ما هي مستهدفات البريد الإلكتروني وكيف يمكنك الاستفادة منها.

 
 
 
Save Training Management Time with Email Triggers - Administrate
 
 
 
 
 
 
 
 
Enter your details
to view this video.
 
 
 
 
 
 
 

ترجمة الفيديو

مرحباً بك إلى قناة Administrate. أنا جيليس واليوم سنتحدث عن مستهدفات البريد الإلكتروني - كيفية استخدامها وسبب استخدامنا لها. إذاً، ما الذي نعنيه بالضبط بمستهدف بريد إلكتروني؟ إن مستهدف البريد الإلكتروني يشير إلى رسالة إلكترونية ترسل إلى فرد أو مجموعة من الأفراد، وهي ترسل بناءً على ظهور إجراء أو فعل معين أو قيامه باستهداف إرسال الرسالة. وقد تأتي هذه الأفعال في عدة أشكال وأحجام. مثال: إن كنتم شركة تدريب، لديكم على الأرجح عدد من الدورات التي يرغب الطلاب في الالتحاق بها. وحين يقوم الطلاب بحجز الدورات سوف يتلقون عدة رسائل إلكترونية آلية تقدم لهم معلومات مثل إرشادات الالتحاق ومكان الدورات أو حتى إرسال فاتورة. يحد ذلك من الحاجة إلى التدخل البشري في مراجعة كل عملية تسجيل ومطابقتها بإرشادات الالتحاق أو الرسائل الإلكترونية ذات الصلة - وبهذا توفير الكثير من الوقت عليك. كما يمكننا زيادة إنتاجيتنا باستخدام مستهدفات البريد الإلكتروني - أنا مثلاُ أستخدم محرك التقارير المضمن في نظام Administrate لإرسال تقرير إلى عنوان بريدي الإلكتروني في كل أسبوع. ويتم تحديث هذا التقرير بشكل مباشر في كل أسبوع ويرفق مع رسالة إلكترونية يتم إرسالها إلي. حسناً، لاشك بأن مستهدفات البريد الإلكتروني هذه تبدو فكرةً جيدة - لكن كيف نقوم بضبطها؟ في نظام Administrate، لدينا عملية من 3 خطوات. أولاً، نحتاج إلى التحقق من عنوان المرسل الخاص بك. وسبب قيامنا بذلك هو أنه يتم استخدام الكثير من مستهدفات البريد الإلكتروني لغايات التطفل وإرسال البريد المزعج، ونحن لا نرغب في تشجيع ذلك، لذا من خلال إرسال رابط يتطلب منك تسجيل الدخول شخصياً إلى صندوق الوارد الخاص بك لضغطه وتأكيد صحته، نتأكد من أنها آتية منك.

قوالب البريد الإلكتروني

الخطوة التالية هي قالب رسالتك الإلكترونية. إن كنت قادراً على كتابة رسالة إلكترونية، يمكنك حتماً إنشاء قالب رسالة! أولاً، لدينا بعض الحقول التي نحتاج إلى ملئها، وهي مدرجة هنا. يشير حقل "الاسم" إلى اسم المستهدف الفعلي الذي يمكن تخزينه في نظام CRM الخاص بك كي تتمكن من الرجوع إليه في مرحلة لاحقة. يشير حقل "الجمهور" إلى من سيتم إرسال المستهدف إليه. هل سوف ترسل الرسالة إلى فرد؟ هل سوف ترسل إلى مجموعة أفراد؟ مدرسيك؟ أو كما في حالة تقريري، إلى نفسك. لدينا بعد ذلك حقل "موضوع الرسالة". يشير ذلك إلى ما سيراه مستلم الرسالة في سطر الموضوع. يمكننا استخدام ميزة دمج الحقوق هنا لجعل العملية شخصية أكثر - لكن سأرجع إلى ذلك بعد قليل. نملك أيضاً إمكانية إضافة أية مرفقات. لذا مرة أخرى، تماماً مثل تقريري، هنا أقوم بإضافة هذا - لكن يمكن أيضاً أن يكون أي نوع من المستندات التي ترغب في إضافتها إلى مستهدف بريدك الإلكتروني. وأخيراً، لدينا بدن الرسالة. هذا هو بدن الرسالة الذي تقوم بكتابته. من المهم جداً تخصيص بعض الوقت للقيام بذلك، وعند الانتهاء، يمكن إرسال هذه الرسالة إلى الآلاف من الأشخاص دون أي تدخل منك! إذاً هنا لدينا بدن رسالتنا، وما استخدمته هنا هي ميزة دمج الحقول. تمكنني ميزة دمج الحقول من جعل الرسالة الإلكترونية شخصية أكثر، كما أنها تقوم بتحديث المعلومات مباشرة اعتماداً على الإعدادات في نظامي. كما ترى هنا، يصبح هذا الحقل المدمج اسم المستلم، وهذا الحقل يصبح عنوان الحدث. هذا ما سيراه متلقي الرسالة وهذا ما قمت بإنشائه.

إعداد المستهدف

تكون الخطوة الأخيرة هي إعداد المستهدف الخاص بك. هنا تحتاج لتقرر متى يتم إرسال المستهدف. هل يتم إرساله عند بدء الحدث؟ أو عند انتهاء الحدث؟ عند التسجيل؟ كما يمكنك أيضاً ضبط أوقات لأشياء معينة مثل تواريخ الانتهاء لتكون في المستقبل أو في الماضي. وبعد الانتهاء من ذلك، يمكنك أن تقرر ما إذا كنت ترغب في أن يكون مستهدف البريد الإلكتروني آلياً أو يدوياً. قد لا ترغب في أن يكون آلياً في كل مرة ربما - إن كنت ترغب في تعديل الرسالة قبل إرسالها يمكنك اختيار الخيار اليدوي. لا يعني ذلك أنك سوف تحتاج إلى إنشاء الرسالة الإلكترونية في كل مرة، بل تحتاج فقط لضغط زر وإرسالها بنفسك. لم نستخدم مستهدفات البريد الإلكتروني؟ نحن في Administrate نستخدمها لأنها تساعد على بناء علاقاتٍ أفضل مع العملاء. فحين يقوم عميل بحجز دورة وتصله رسالة إلكترونية فوراً حول إرشادات الالتحاق بالدورة أو حول خيارات الدفع المتاحة، فإن ذلك سيجعلهم عملاء أسعد. الوقت من ذهب - إن استطعت قضاء وقت أقل من إنشاء الرسائل الإلكترونية وإرسالها في كل يوم حين يتم حجز دورة، يمنحني ذلك المزيد من الوقت لأكون منتجاً أكثر. وتماماً كما في حالة تقريري الذي يتم إرساله إلي كل أسبوع - أنا حرفياً لا أحتاج إلى ضغط زر، لكن أتلقى كل المعلومات التي أحتاج في متناول يدي. أخيراً، لدينا سجل المستهدف. هنا يمكننا إلقاء نظرة على حالة رسائلنا الإلكترونية المرسلة للعميل. إن كانت الحالة "قيد الانتظار" يعني ذلك بأنها رسالة يدوية. سأحتاج حرفياً إلى الضغط وإرسال الرسالة يدوياً - لكن يمكنني تعديلها قبل ذلك. تشير الرسائل الخضراء إلى أنه تم إرسالها بالفعل، وضغطها وفتحها - وبذلك أتمكن من معرفة ما قام به المستخدم بالرسالة التي قمنا بإرسالها. أخيراً لدينا سجل أخطاء المستهدف. إن كان اللون أحمر، يكون هناك خطأ. في حال رجوع الرسالة أو ظهور خطأ "رسالة غير صحيحة" نحتاج للاتصال بالمستخدم وسؤالهم فيما إذا كانت هناك مشكلة في عنوان بريدهم الإلكتروني وفيما إذا كانت هناك طريقة أخرى للتواصل معهم. مستهدفات البريد الإلكتروني - توفير الوقت وزيادة الإنتاجية! وكالعادة، إن كانت لديك أية أسئلة أو تعليقات، لا تتردد في الاتصال بنا. شكراً جزيلاً.